Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w OFFICE-PARTNER Technika Biurowa sp. j.

1. Administrator danych

Administratorem danych jest OFFICE-PARTNER Technika Biurowa sp. j. z siedzibą w Opolu, ul. Eugeniusza Kwiatkowskiego 1, 45-459 Opole zarejestrowaną w Sądzie Rejonowym w Opolu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000459887, NIP 7543072243, REGON 161527260, tel.: +48 77 442 77 90.

2. Kontakt z inspektorem ochrony danych

e-mail: [adres e-mail chroniony] lub listownie na adres Administratora z dopiskiem: Inspektor Ochrony Danych.

3. Cel przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania

• a. wykonanie umowy oraz zleceń, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• b. wykonanie uprawnień z tytułu gwarancji, rękojmi - wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• c. wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• d. marketing prowadzony w formie elektronicznej bądź telefonicznej, zgodnie ze złożonym oświadczeniem, na podstawie w art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
• e. stosowanie faktur elektronicznych oraz wysłanie ich na podany adres poczty elektronicznej, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4. Prawnie uzasadnione interesy

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się z prawnie uzasadnionych interesów, realizowanych przez administratora, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w celu: przesłania lub wymiany korespondencji; zaproszenia do kontaktu biznesowego; wykonania umowy z wyznaczonymi przedstawicielami kontrahenta; rejestracji obrazu (monitoring) nad terenem zakładu pracy, terenem wokół zakładu pracy w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji, zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Administratora na szkodę, na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy; marketingu bezpośredniego własnych produktów lub usług, realizowanego w formie tradycyjnej; weryfikacji wiarygodności płatniczej; blokowania korzystania z usług ze względu na zaległości finansowe; zapewnienia bezpieczeństwa sieci i informacji; zapewnienia funkcjonowania serwisu; tworzenia zestawień analiz i statystyk (na potrzeby wewnętrzne administratora); archiwalnym (dowodowym) będącym realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

5. Kategorie danych osobowych pozyskanych w inny sposób

Kategorie danych osobowych pozyskanych w inny sposób niż od osoby, której dane dotyczą: imię i nazwisko, nazwa stanowiska, nazwa, firma przedsiębiorcy, miejsce zatrudnienia, NIP, REGON, nr telefonu, adres email, nr fax, adres strony Internetowej.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą zostać przekazane podmiotom świadczącym usługi Administratorowi, takim jak: biuro rachunkowe, kancelarii prawnej, firmie windykacyjnej, dostawcą usług informatycznych, firmie hostingowej, operatorom pocztowym i kurierskim w zakresie realizacji przesyłek, bankom w zakresie realizacji płatności oraz organom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Informujemy, że korzystamy z pomocy dostawców usług spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (UE oraz Norwegii, Liechtensteinu i Islandii) w zakresie wsparcia funkcjonowania stron internetowych, aplikacji i usług (np. Microsoft, Google). Państwa dane osobowe mogą zostać przekazane poza Europejski Obszar Gospodarczy do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej:

• a. co do których Komisja Europejska przyjęła decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, o którym mowa w art. 45 ust. 3 RODO; lub
• b. za pomocą standardowych klauzul umownych dotyczących przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, stanowiące odpowiednie zabezpieczenia w rozumieniu art. 46 RODO;
• c. za zgodą osoby, której dane dotyczą na jednorazowe lub wielokrotne przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego, o którym mowa w art. 49 RODO.

8. Okres przechowywania danych

Okres przechowywania danych osobowych wynosi odpowiednio dla celu:

• a. wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze - przez okres wynikający z przepisów prawa;
• b. wykonania umowy – przez okres trwania umowy oraz 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
• c. wykonania uprawnień z tytułu gwarancji, rękojmi – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji. Okres przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą;
• d. prowadzenia marketingu w formie elektronicznej bądź telefonicznej – przez okres udzielenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w określonym celu;
• e. stosowania faktur elektronicznych oraz wysłanie ich na podany adres poczty elektronicznej – przez okres udzielenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w określonym celu;
• f. rejestracji obrazu (monitoring) - przechowywany jest przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania z uwzględnieniem, że czas przechowywania uzależniony jest od liczby zdarzeń i pojemności dysku rejestratora. Najstarsze zarejestrowane zdarzenia są automatycznie nadpisywane nowymi zdarzeniami. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony w poprzednim zdaniu ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania;
• g. przesłania lub wymiany korespondencji – w przypadku braku konkretnego, wyraźnego i prawnie uzasadnionego celu przetwarzania danych przez administratora, korespondencja zostanie usunięte po trzech latach. Jednakże koniec terminu przetwarzania przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego;
• h. ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata. Jednakże koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.

10. Prawo do cofnięcia zgody

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, to osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

11. Prawo do wniesienia skargi

Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

12. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do realizacji ww. celów.

13. Źródło pochodzenia danych

Źródłem pochodzenia danych osobowych, gdy ma to zastosowanie, są kontrahenci, którzy wydali pełnomocnictwa, zawarli umowy i wskazali osoby do ich realizacji i/lub publicznie dostępne strony Internecie, rejestry, branżowe spisy firm.

14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Pani/Pana dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym o profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.

15. Prawo do sprzeciwu

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO, w tym profilowania na podstawie tych przepisów z przyczyn związanych z szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą.

16. Prawo do sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, w celu marketingu bezpośredniego, w tym profilowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim.