convert+share

Najbardziej efektywny obieg dokumentów w biurze dzięki convert+share


Zautomatyzowane procesy, które zwiększają wydajność są powszechną praktyką w takich sektorach jak przemysł motoryzacyjny. Ale w świecie biurowym, a w szczególności wśród małych firm i średnich przedsiębiorstw obieg dokumentów jest często daleki od zautomatyzowania. Istnieje tu ogromny potencjał dla wzrostu efektywności. Nowo opracowane narzędzie firmy DEVELOP convert+share zwiększa potencjał firmy i w łatwy sposób pomaga zoptymalizować obiegu dokumentów.

Opis

convert+share to inteligentne rozwiązanie, które optymalizuje proces obiegu dokumentów przy minimalnym wysiłku. Jest to rozwiązanie bardzo wygodne zarówno w instalacji, jak również w obsłudze. Funkcje są tak samo inteligentne, co skuteczne: konwertowanie dokumentów do innych formatów, oddzielenie za pomocą kodu kreskowego i przesyłanie dokumentów w celu dzielenia się nimi z innymi. convert+share - jak sama nazwa mówi, to oprogramowanie zdecydowanie zwiększające wydajność i pozwalające zaoszczędzić czas i pieniądze.

convert+share

Automatyzacja w biurze

W wielu biurach praca na dokumentach przeprowadzana jest ręcznie, a powielanie istniejących dokumentów jest powszechne. Tego rodzaju nieefektywności kosztują czas i pieniądze. Potencjał oszczędności jest ogromny, jeśli weźmiemy pod uwagę automatyzację, zwłaszcza dla małych lub średnich przedsiębiorstw. To jest płaszczyzna działalności, gdzie convert+share może pomóc.

Dokumenty mogą być skanowane w postaci przeszukiwalnego pliku PDF lub bezpośrednio do formatu MS Word. Przetworzone dokumenty można zapisać bezpośrednio z urządzenia wielofunkcyjnego do plików systemu Windows, e-mail, Google Docs, Develop store+find czy Microsoft SharePoint. Mimo mnogości funkcji, convert+share jest łatwy w zarządzaniu i obsłudze.

convert+share

Funkcja Scan-to-Word

Dokumenty często docierają do biura w formie papierowej lub postaci pliku PDF, przez co nie można go edytować. Jeśli teksty muszą być przetwarzane, procedury do tej pory były czasochłonne i żmudne: wpisanie tekstu do programu MS Word i edytowanie go za pomocą innych aplikacji.

Jeśli convert+share jest zainstalowany na urządzeniu wielofunkcyjnym, zeskanowany dokument może być przekształcony bezpośrednio do przeszukiwalnego pliku PDF, co pozwala na zachowanie układu strony, jak również skopiowanie tekstu do innego programu bez utraty oryginalnego układu dokumentu. Natomiast jeżeli tekst musi być w łatwy sposób edytowalny, to funkcja Scan-to-Word jest jeszcze bardziej wygodna. Zeskanowany dokument wysyłany jest bezpośrednio z urządzenia w postaci pliku docx, dzięki czemu można go otworzyć i edytować w programie MS Word. Obydwie funkcje pozwalają zaoszczędzić pracownikowi biurowemu czas i wysiłek wymagany podczas przepisywania dokumentów.

convert+share

Funkcja separacji kodów kreskowych

Do wielu firm faktur i zamówień wciąż dostarczane są tradycyjną drogą pocztową. Jeśli mają być archiwizowane cyfrowo (co jest coraz częściej wymagane), muszą być skanowane jeden po drugim. Oznacza to, że ustawienia skanowania muszą być zmieniane dla każdego dokumentu oddzielnie.

W przypadku gdy convert+share jest zainstalowany na urządzeniu wielofunkcyjnym, proces znacząco można przyspieszyć poprzez narzędzie separacji kodów kreskowych. Zamiast skanować każdy dokument osobno, po prostu trzeba umieścić kartkę papieru z wcześniej wydrukowanym kodem kreskowym na górze każdego dokumentu. Następnie wystarczy przeskanować cały stos za jednym zamachem. convert+share automatycznie rozdziela wszystkie zeskanowane dokumenty rozpoznając kod kreskowy i zapisuje je oddzielnie w predefiniowanym katalogu. Cały proces jest znacznie szybszy niż ręczne skanowanie każdego dokumentu.

convert+share

Automatyczna archiwizacja

Najbardziej powszechną procedurą wykorzystywaną przez pracowników biurowych jest skanowanie dokumentów bezpośrednio na ich skrzynki e-mail, następnie otworzenie odpowiedniej bazę danych i zapisanie dokumentu. convert+share upraszcza proces, automatyzując go w sposób znaczący. Dokumenty mogą być skanowane bezpośrednio do Google Docs, Microsoft SharePoint, Develop store+find lub katalogu systemu Windows bez wcześniejszego przesyłania na komputer użytkownika. Jeżeli dokumenty muszą być przechowywane w elektronicznych systemach archiwizacji, oprogramowania umożliwia skanowanie bezpośrednio do plików PDF/A, co jest szczególnie przydatną funkcją. Chociaż większość elektronicznych systemów archiwizacji wymagają tego formatu do prawidłowej pracy, urządzenia wielofunkcyjne obecne na rynku nie wspierają go. Ale jeżeli zainstalowano convert+share na urządzeniu, dokumenty mogą być automatycznie zapisywane w formacie PDF/A.

Reasumując, convert+share to inteligentne i bardzo skuteczne narzędzie przeznaczone do podniesienia sprawności obiegu dokumentów w firmie.


Pobierz program